Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar
yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu
sebagai berikut :
v Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal
ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.
v What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam
rapat? Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.
v Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat
tersebut? Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang.
v Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk
menentukan tempat penyelenggaraan rapat.
v When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini
untuk menentukan hari, tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan.
v How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal
ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala
atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan
terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan
alat lainnya.
Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan
lancar bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus
berhubungan dengan berbagai pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat. Hal ini
menjadi tanggung jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan adalah
sebagai berikut :
A. Membuat
agenda rapat dan susunan acara rapat
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan
yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah
rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat.
Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau
dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu
kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan
membuat pokok-pokok acara secara garis besar.
B. Menentukan
peserta rapat
Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta
yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang
akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada
penambahan atau pengurangan peserta rapat.
C. Membuat
undangan rapat
Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya
mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara
tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah
memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :
1. Menggunakan kop
surat atau kepala surat.
2. Mencantumkan
nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.
3. Mencantumkan
perihal undangan rapat.
4. Mencantumkan
nama-nama orang yang diundang rapat.
5. Mencantumkan
hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.
6. Ditandatangani
oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.
Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari
penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan
memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan
waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan
untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. Sekretris
harus juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga
mengirimnya.
D. Membuat
daftar hadir rapat
Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa
(yang dibuat di atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui
jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem
yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan
penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.
E. Mempersiapkan
bahan rapat
Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai
berikut :
a. Agenda
rapat.
b. Notula/hasil
rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat
sebelumnya).
c. Bahan-bahan
yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan sebagainya).
Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah
tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila
bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah
dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat
dipelajari terlebih dahulu.
F. Mempersiapkan
peralatan dan perlengkapan rapat
Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara
lain sebagai berikut :
1. While
board lengkap dengan spidol dan penghapus.
2. Flip
chart lengkap dengan spidolnya.
3. LCD
Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan
layarnya.
4. Sound
system lengkap dengan mikroponnya.
5. Map
atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
6. Block
note denagn bolpointnya.
7. Name
tag untuk peserta.
8. Laptop atau
computer.
Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya
dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan
beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.
G. Mempersiapkan
ruang rapat
Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang
akan hadir dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan
ruang rapat yang sudah tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup
banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di
hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat diselenggakan di hotel atau gedung
pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan
akomodasi. Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang
rapat adalah sebagai berikut :
1. Cahaya
penerangan
Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi
menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus
disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.
2. Ventilasi
udara
Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang
terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta
rapat berkurang.
3. Pengaturan
tempat duduk
Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan
luas ruang rapat. Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat,
yaitu sebagai berikut :
a. Gaya
klasikal/kelas
Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut
ini pengaturan tempat duduk gaya klasikal/kelas :
b. Gaya
konferensi
Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan
untuk menimbulkan semangat team work. Berikut ini pengaturan tempat duduk
gaya konferensi :
c. Gaya
huruf U
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk
rapat informal. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya huruf U:
d. Gaya
workshop
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok
untuk diskusi kelompok. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya workshop .
H. Akomodasi/penginapan
Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para
peserta rapat akan menginap di suatu tempat. Untuk itu sekretaris harus
mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai
dari pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan
kesiapan penginapan untuk peserta rapat.
I. Transportasi
Jika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya
transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus
menyewa mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.
J. Konsumsi
Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat
untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam
mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi
makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta
dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan
dengan cara sebagai berikut :
1. Disajikan
sebelum peserta rapat dududk.
2. Disajikan
selama rapat berlangsung.
3. Disajikan
pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.
4. Disajikan
secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat
para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah
tersedia.
K. Kesehatan
Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari,
hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para
peserta rapat.
L. Pengecekan
persiapan terakhir
Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus
memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap
untuk dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut :
1. Apakah
kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?
2. Apakah
letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?
3. Apakah
semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi
dengan baik?
4. Apakah
bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah
disiapkan dalam suatu map?
5. Apakah
daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?
6. Apakah
konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?
No comments:
Post a Comment